Datenschutzhinweise zur Nutzung des Swyx Service Portals

I. INFORMATION ÜBER DIE ERHEBUNG PERSONENBEZOGENER DATEN DURCH DIE WEBSEITE DES SWYX SERVICE PORTALS

Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten bei Nutzung der Webseite des Swyx Help Centers, der Swyx Community bzw. des web-basierten Swyx Service Portals. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten.

Verantwortlicher für die Webseite bzw. das web-basierte Swyx Service Portal gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist die Swyx Solutions GmbH, Emil-Figge-Str. 86, 44227 Dortmund, office@swyx.com (siehe auch unser Impressum). Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz@swyx.com oder unserer Postadresse mit dem Zusatz „der Datenschutzbeauftragte“.

Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns z. B. per E-Mail oder über ein Kontaktformular bzw. durch ein Einloggen werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihr Name und Ihre Telefonnummer) von uns gespeichert, um Ihre Fragen zu beantworten. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

1. IHRE RECHTE

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft,
• Recht auf Berichtigung oder Löschung,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,
• Recht auf Datenübertragbarkeit.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

2. ERHEBUNG PERSONENBEZOGENER DATEN BEI DEM BESUCH DER WEBSEITE DES SWYX HELP CENTERS

Bei der bloß informatorischen Nutzung der Webseite des Swyx Service Portals (https://support.swyx.net), also wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Wenn Sie unsere Webseite betrachten möchten, erheben wir die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen unsere Webseite anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO):

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
• Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
• jeweils übertragene Datenmenge
• Webseite, von der die Anforderung kommt
• Browser
• Betriebssystem und dessen Oberfläche
• Sprache und Version der Browsersoftware.

Zusätzlich zu den zuvor genannten Daten werden bei Ihrer Nutzung unserer Webseite des Swyx Service Portals Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet gespeichert werden und durch welche der Stelle, die den Cookie setzt (hier durch uns), bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Sie dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen.

Einsatz von Cookies: Diese Webseite nutzt folgende Arten von Cookies, deren Umfang und Funktionsweise im Folgenden erläutert werden:

• Transiente Cookies
• Persistente Cookies

Transiente Cookies werden automatisiert gelöscht, wenn Sie den Browser schließen. Dazu zählen insbesondere die Session-Cookies. Diese speichern eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie auf unsere Webseite zurückkehren. Die Session-Cookies werden gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder den Browser schließen.

Persistente Cookies werden automatisiert nach einer vorgegebenen Dauer gelöscht, die sich je nach Cookie unterscheiden kann. Sie können die Cookies in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers jederzeit löschen.

Sie können Ihre Browser-Einstellung entsprechend Ihren Wünschen konfigurieren und z. B. die Annahme von Third-Party-Cookies oder allen Cookies ablehnen. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie eventuell nicht alle Funktionen dieser Webseite nutzen können.

Wir setzen Cookies ein, um Sie für Folgebesuche identifizieren zu können, so beispielsweise auch, falls Sie über einen Account bei uns verfügen. Andernfalls müssten Sie sich für jeden Besuch erneut einloggen.

Die genutzten Flash-Cookies werden nicht durch Ihren Browser erfasst, sondern durch Ihr Flash-Plug-in. Weiterhin nutzen wir HTML5 Storage Objects, die auf Ihrem Endgerät abgelegt werden. Diese Objekte speichern die erforderlichen Daten unabhängig von Ihrem verwendeten Browser und haben kein automatisches Ablaufdatum. Wenn Sie keine Verarbeitung der Flash-Cookies wünschen, müssen Sie ein entsprechendes Add-On für Ihren Browser installieren. Die Nutzung von HTML5 Storage Objects können Sie verhindern, indem Sie in Ihrem Browser den privaten Modus einsetzen. Zudem empfehlen wir, regelmäßig Ihre Cookies und den Browser-Verlauf manuell zu löschen.

3. WEITERE FUNKTIONEN UND ANGEBOTE UNSERER WEBSEITE

Neben der rein informatorischen Nutzung unserer Webseite bieten wir verschiedene Leistungen an, die Sie bei Interesse nutzen können. Dazu müssen Sie in der Regel weitere personenbezogene Daten angeben, die wir zur Erbringung der jeweiligen Leistung nutzen und für die die zuvor genannten Grundsätze zur Datenverarbeitung gelten.

Teilweise bedienen wir uns zur Verarbeitung Ihrer Daten externer Dienstleister. Diese wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt, sind an unsere Weisungen gebunden und werden regelmäßig kontrolliert.

4. WIDERSPRUCH ODER WIDERRUF GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER DATEN

Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Ein solcher Widerruf beeinflusst die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, nachdem Sie ihn gegenüber uns ausgesprochen haben.

Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung insbesondere nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.

5. EINSATZ VON GOOGLE ANALYTICS

Diese Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. („Google“). Google Analytics verwendet sog. „Cookies“, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf dieser Website, wird Ihre IP-Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Website-Aktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Website-Nutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Website-Betreiber zu erbringen.

Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.

Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich werden nutzen können. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plug-in herunterladen und installieren: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de.

Diese Website verwendet Google Analytics mit der Erweiterung „_anonymizeIp()“. Dadurch werden IP-Adressen gekürzt weiterverarbeitet, eine Personenbeziehbarkeit kann damit ausgeschlossen werden. Soweit den über Sie erhobenen Daten ein Personenbezug zukommt, wird dieser also sofort ausgeschlossen und die personenbezogenen Daten damit umgehend gelöscht.

Wir nutzen Google Analytics, um die Nutzung unserer Website analysieren und regelmäßig verbessern zu können. Über die gewonnenen Statistiken können wir unser Angebot verbessern und für Sie als Nutzer interessanter ausgestalten. Für die Ausnahmefälle, in denen personenbezogene Daten in die USA übertragen werden, hat sich Google dem EU-US Privacy Shield unterworfen, www.privacyshield.gov/EU-US-Framework. Rechtsgrundlage für die Nutzung von Google Analytics ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO.

Informationen des Drittanbieters: Google Dublin, Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland, Fax: +353 (1) 436 1001. Nutzerbedingungen: www.google.com/analytics/terms/de.html, Übersicht zum Datenschutz: www.google.com/intl/de/analytics/learn/privacy.html, sowie die Datenschutzerklärung: www.google.de/intl/de/policies/privacy.

6. VERWENDUNG VON GOOGLE WEB FONTS

Wir nutzen auf der Webseite des Swyx ServicePortals zum Zwecke der einheitlichen Darstellung von Schriftarten auf Ihrem Gerät externe Schriftarten, sog. Google Fonts, die von Google bereitgestellt werden. Google Fonts ist ein Dienst, der Google Inc. („Google“), 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Beim Aufruf einer Seite lädt Ihr Browser die benötigten Web Fonts in ihren Browsercache, um Texte und Schriftarten korrekt anzuzeigen. Wenn Ihr Browser Web Fonts nicht unterstützt, wird eine Standardschrift von Ihrem Computer genutzt.

Die Einbindung der Web Fonts erfolgt über eine Schnittstelle („API“) zu den Google-Diensten. Durch die Einbindung der Web Fonts erhebt Google unter Umständen Informationen (auch personenbezogene Daten) und verarbeitet diese in den USA.  Google hat sich dem EU-US Privacy Shield unterworfen: https://www.privacyshield.gov/EU-US-Framework.

Wir selbst erheben keine Daten, im Rahmen der Bereitstellung der Google Fonts.

Rechtsgrundlage für die hier beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser hierfür erforderliches berechtigtes Interesse liegt dabei in dem großen Nutzen, den eine einheitliche Darstellung der Schrifttypen bietet. Durch die Möglichkeit einer einheitlichen Darstellung halten wir den Gestaltungsaufwand geringer, als wenn wir auf Schriftarten-Standards verschiedener Betriebssysteme bzw. Browser mit eigenen grafisch angepassten Webseiten reagieren müssten. Google hat darüber hinaus u.a. ein berechtigtes Interesse an den erhobenen (personenbezogenen) Daten um die eigenen Dienste zu verbessern.

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben und auch nicht für einen Vertragsabschluss erforderlich. Sie sind auch nicht verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Die Nichtbereitstellung hätte jedoch unter Umständen zur Folge, dass Sie die Webseite des Partnerportals nicht bzw. nicht vollumfänglich nutzen können und sich die Darstellung der Webseite verändert.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass die Schriften nicht von den Google-Servern geladen werden. Falls Ihr Browser die Google Fonts nicht unterstützt oder Sie den Zugriff auf die Google-Server unterbinden, wird der Text in der Standardschrift des Systems angezeigt.
Nähere Informationen finden Sie unter:

• www.google.com/fonts
• developers.google.com/terms/
• policies.google.com/privacy

7. NUTZUNG DES ZENDESK CHATS AUF DER WEBSEITE DES SWYX SERVICE PORTALS

Diese Webseite verwendet Zendesk Chat, eine Live-Chat Software des Unternehmens Zendesk Inc., 1019 Market St, San Francisco, CA 94103, USA

Mittels Zendesk Chat wird dem Nutzer angezeigt, ob gerade einer unserer Mitarbeiter online ist, um eine unmittelbare Antwort auf Fragen im Zusammenhang mit dem Swyx Service Portals zu erhalten. Sie können die Kommunikation jederzeit abrechen. Welche Daten Sie im Rahmen des Chats über Ihre Person bekannt geben, unterliegt Ihrer Entscheidung. Es besteht die Möglichkeit, Ihre Kontaktdaten wie Name, Telefon und E-Mail-Adresse zu erfassen, um die Kontaktaufnahme zu erleichtern.  Anderenfalls wird nur die IP-Adresse übertragen und gespeichert.

Im Rahmen des Chats kommunizieren Sie über eine verschlüsselte Internetverbindung. Dies verhindert den Zugriff unberechtigter Dritter auf die Inhalte des Chats.

Zendesk Chat verwendet Cookies im Rahmen des Chats. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über die Nutzung unserer Webseite (einschließlich Ihrer anonymisierten IP-Adresse) werden an einen Server von Zendesk Chat in den USA übertragen und dort gespeichert. Die Informationen sind nur für den Moment des Aufenthaltes auf einer bestimmten Seite sichtbar und werden nicht gespeichert. Durchgeführte Chats werden protokolliert und gespeichert. Sie können die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser Software verhindern; wir weisen darauf hin, dass in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen der Website voll umfänglich genutzt werden können.

Nähere Informationen zur Datenverarbeitung durch Zendesk finden Sie in der Datenschutzerklärung von Zendesk. Den Datenschutzbeauftragten von Zendesk erreichen Sie unter: privacy@zendesk.com

Durch die Nutzung dieser Website erklären Sie sich mit der Bearbeitung der über Sie erhobenen Daten durch Zendesk Chat in der zuvor beschriebenen Art und Weise und zu dem zuvor benannten Zweck einverstanden.

8. NUTZUNG UNSERES FORUMS

Das auf der Webseite zur Verfügung gestellte Forum kann gelesen werden, ohne dass eine Anmeldung erforderlich ist. Wenn Sie an dem Forum aktiv mitwirken möchten, müssen Sie sich mittels Angabe Ihrer E-Mail-Adresse, eines selbst gewählten Passworts sowie Ihres frei wählbaren Benutzernamens registrieren. Es besteht kein Klarnamenszwang, eine pseudonyme Nutzung ist möglich. Wir verwenden für die Registrierung das sog. Double-opt-in-Verfahren, d. h. Ihre Registrierung ist erst abgeschlossen, wenn Sie zuvor Ihre Anmeldung über eine Ihnen zu diesem Zweck zugesandte Bestätigungs-E-Mail durch Klick auf den darin enthaltenen Link bestätigt haben. Falls Ihre diesbezügliche Bestätigung nicht binnen [24 Stunden] erfolgt, wird Ihre Anmeldung automatisch aus unserer Datenbank gelöscht.

Wenn Sie einen Foren-Account anmelden, speichern wir bis zu Ihrer Abmeldung neben Ihren Anmeldedaten alle Angaben, die Sie in dem Forum tätigen, also öffentliche Beiträge, Pinnwandeinträge, Freundschaften, private Nachrichten usw., um das Forum zu betreiben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO.

Wenn Sie Ihren Account löschen, bleiben Ihre öffentlichen Äußerungen, insbesondere Beiträge zum Forum, weiterhin für alle Leser sichtbar, Ihr Account ist jedoch nicht mehr abrufbar und im Forum mit „Gast“ gekennzeichnet. Alle anderen Daten werden gelöscht. Wenn Sie wünschen, dass auch Ihre öffentlichen Beiträge gelöscht werden, wenden Sie sich bitte unter den oben angegebenen Kontaktdaten an den Verantwortlichen.

II. FUNKTIONEN DES SWYX SERVICE PORTALS

Neben der rein informatorischen Nutzung bietet die Webseite nach erfolgreichem Login verschiedene Supportleistungen im Rahmen des Swyx Service Portals. Dazu müssen Sie in der Regel weitere personenbezogene Daten angeben, die wir zur Erbringung der jeweiligen Leistung nutzen und benötigen und für die die zuvor genannten Grundsätze zur Datenverarbeitung gelten.

1. INFORMATIONEN ÜBDER DIE ERHEBUNG UND VERARBEITUNG VON PERSONENBEZOGENEN DATEN DURCH DIE NUTZUNG DES SWYX SERVICE PORTALS
   
   a.) Nutzer des Swyx Service Portals
   Das Swyx Service Portal steht in erster Linie Vertragspartnern von Swyx sowie in Einzelfällen Kunden von unseren Vertragspartnern zur Verfügung
   
   b.) Nutzung des Swyx Service Portals

• Soweit Sie unser Swyx Service Portal für erweiterte Dienste nach Abschluss eines entsprechenden Vertrages nutzen möchten, müssen Sie dem Link, den Sie per E-Mail erhalten werden, folgen und ein Passwort für den vom System für Sie erstellten Benutzer eingeben. Anschließend sind Sie erfolgreich verifiziert.
• Wenn Sie unser Swyx Service Portal nutzen, speichern wir Ihre hierzu erforderlichen Daten wie z. B. die LogIn Daten bis zur endgültigen Löschung. Weiterhin speichern wir die von Ihnen angegebenen freiwilligen Daten, die Sie im Rahmen Ihrer Support-Anfrage an das Portal senden, für die Zeit der Bearbeitung Ihrer Unterstützungsanfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO.

Um unberechtigte Zugriffe Dritter auf Ihre persönlichen Daten zu verhindern, wird die Verbindung mittels SSL verschlüsselt.

c.) Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck der Verwendung

1) Wenn Sie das Swyx Service Portal nutzen, erheben wir folgende personenbezogene Daten:

• Kontaktdaten wie Namen, Email-Adresse und/oder Telefonnummer
• LogIn-Daten
• weitere Informationen, die für die Bearbeitung Ihrer Unterstützungsanfrage notwendig sind, z. B. der Partner/Reseller bei dem Sie Ihr Swyx-Produkt erworben haben
• Verkehrsdaten
• weitere, durch die Partner oder Nutzer im Rahmen der Unterstützungsanfrage übermittelte personenbezogene Daten.

 
      2) Diese personenbezogenen Daten verarbeiten wir insbesondere auf der Grundlage von:

1. 6 Abs. 1 lit. a) auf Basis einer Einwilligung von Ihnen, wobei für einen Vertragsabschluss oder die Fortführung eines bestehenden Vertrages grundsätzlich keine Einwilligung erforderlich ist
2. 6 Abs. 1 lit. b) zur Begründung, der Durchführung und der Beendigung eines Vertragsverhältnisses,
3. 6 Abs. 1 lit. c) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung,
4. 6 Abs. 1 lit. f) zur Wahrung eines berechtigten Interesses.

     3) Die Erhebung dieser Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

• zur Vertragsdurchführung
• zur Korrespondenz
• zum Kundenservice, insbesondere zur Erbringung von Supportleistungen durch uns oder ggf. nach Weitergabe Ihrer Anfrage an den Partner/Reseller bei dem Sie Ihr Swyx-Produkt erworben haben, durch diesen
• zum Qualitätsmanagement

     4) Das berechtigte Interesse des Swyx liegt darüber hinaus in:

• der Wahrnehmung unseres Geschäftsinteresses
• der Sicherstellung der Compliance mit Sicherheitsvorschriften, Auflagen, Industrie-Standards und vertraglichen Verpflichtungen,
• der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche,
• der Vermeidung einer Schädigung und/oder Haftung des Unternehmens durch entsprechende Maßnahmen.

d) Löschung der Daten

Die für die genannten Zwecke erhobenen Verkehrsdaten werden automatisch nach sieben Tagen gelöscht, sofern Ihre Unterstützungsanfrage erledigt werden konnte. Sofern Ihre Unterstützungsanfrage einer weiteren Bearbeitung bedarf, ist die Speicherung der Verkehrsdaten weiterhin erforderlich. Eine Löschung erfolgt, sobald Ihre Unterstützungsanfrage erledigt werden konnte. Alle darüber hinausgehenden personenbezogenen Daten werden aus dem Swyx Service Portal gelöscht, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist , es sei denn, dass Swyx aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu einer längeren Speicherung verpflichtet ist oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

 
e) Weitergabe von Daten an Dritte

Zu den genannten Zwecken übermitteln wir personenbezogene Daten an Dritte, mit denen wir zusammenarbeiten, auf Grundlage von Verarbeitungsverträgen. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden. Liegt der Sitz eines Dritten außerhalb der Europäischen Union, oder des Europäischen Wirtschaftsraumes, findet eine Drittland-Übermittlung statt. Eine Übermittlung in ein Drittland findet nur statt, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist oder eine der Ausnahmen des Art. 49 DS-GVO vorliegt. Ein angemessenes Datenschutzniveau kann dadurch gewährleistet werden, dass mit den Dritten eine den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Datenschutzvereinbarung zur Herstellung eines angemessenen Datenschutzniveaus vertraglich festgelegt und entsprechende Garantien vereinbart werden.